Keitä olemme

Sykki Ry on Helsinkiläinen vuonna 1976 perustettu koripalloon keskittyvä urheiluseura.

Yhteyshenkilö: Tiina Sandberg, tiina (ät) sykki.fi
Y-tunnus: 0291305-7 
Osoite: Isonnevantie 8, 00320 Helsinki
Verkkosivustomme osoite on: https://sykki.fi
Päivitetty: 25.5.2018

Verkkosivustomme käyttää SSL-sertifikaatilla suojattua yhteyttä, ja sivuston palvelimista vastaa Nebula Oy, jonka  palvelinkeskukset sijaitsevat pääsäntöisesti Suomessa. https://www.nebula.fi/ict-ratkaisut/nebula/yritys/kayttoehdot

Lyhyesti

• Tällä sivustolla on listattu tämän verkkosivuston tietosuojaseloste, sekä seuran käyttämän jäsenrekisterin tietosuojaseloste
• Sykki ry kerää tietoja sähköisesti, suullisesti ja paperilla taatakseen seuran toiminnan osana koripalloyhteisöä, toteuttakseen viestintää ja tuottaakseen jäsenilleen palveluita kuten tapahtumia ja koulutuksia.
• Sykki ry ottaa toiminnassaan huomioon tietosuojaan liittyvät vastuut, ja informoi seuran jäseniä tähän liittyvissä asioissa.
• Sykki ry on verkkosivuillansa ottanut huomioon erilaisia tietoturvaan liittyviä aspekteja, joita on listattu alla tarkemmin. Tärkeimpänä sivusto käyttää SSL-sertifikaatilla suojattua yhteyttä mikä turvaa esimerkiksi lomakkeilla lähetettävää sisältöä sivustolla.
• Jos sinulla herää kysyttävää tai huomautettavaa, ole rohkeasti yhteydessä: tiina (ät) sykki.fi

Mitä henkilötietoa keräämme ja miksi

Osana toimintaamme keräämme henkilötietoja sähköisesti, suullisesti ja paperilla. Henkilötietoja saatetaan kysyä esimerkiksi leiri-, turnaus- ja joukkueilmottautumisten yhteydessä tai luodessa käyttäjätunnuksia Sykki ry:llä käytössä oleviin palveluihin kuten sykki.fi verkkosivustolle.

Tietojen keräämisellä pyritään mahdollistamaan seuran sisäistä ja ulkoista toimintaa ja viestintää. Sisäisellä toiminnalla ja viestinnällä tarkoitetaan esimerkiksi seuran jäsenistölle suunnattua viestintää tai tapahtumien järjestämistä. Ulkoisella toiminnalla ja viestinnällä tarkoitetaan taas esimerkiksi koripallo-yhteisössä toimimiseen vaadittavaa viestintää kuten koripalloliiton, kilpa- ja harrastesarjojen ja yksityisten turnausten tai leirien vaatima viestintä ja toiminta.

Huom! Seuran joukkueilla voi olla käytössä omasta päätöksestään kolmannen osapuolen palveluita, jotka eivät ole listattuna tässä tietosuojaselosteessa. Sykki ry:llä ei välttämättä suoraan ole sopimussuhdetta näihin toimijoihin. Kyseisiin palveluihin osallistuminen ei seuran toiminnan kannalta ole pakollista, ja osallistumisesta sopivat joukkueen jäsenet, vanhemmat ja valmentajat keskenään tapauskohtaisesti. Esimerkkejä joukkuekohtaisista palveluista ovat esim. Instagram (joukkueen omat sivut), Facebook (joukkueen omat sivut) tai Nimenhuuto.com.

Verkkosivuston toimintaan liittyvä seloste

Alla on eritelty https://www.sykki.fi verkkosivustoon liittyviä tietosuojaan liittyviä huomioita. Tämän sivun lopussa on myös luettavissa Sykki ry:n käyttämän MyClub jäsenrekisteri-palvelun rekisteriseloste.

Kommentit

Kun sivuston käyttäjät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa olevat tiedot, sekä käyttäjän IP-osoitteen ja selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi.

Kun vierailijat jättävät kommentin tälle sivustolle keräämme tiedon, joka on näkyvissä kommentointikentissä, IP-osoitteen sekä selaimen versioon liittyvät tiedot. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/.

Media

Mikäli lataat kuvia tälle sivustolle, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on.

https://fi.wikipedia.org/wiki/Exchangeable_image_file_format

Yhteydenotto- ja ilmottautumislomakkeet

Koko sivustollamme on käytössä Nebulan tarjoama SSL-sertifikaatilla suojattu HTTPS-yhteys. Näin käyttäjän selaimen ja verkkosivustomme välinen yhteys on suojattu. Suojatun yhteyden tunnistat selaimen osoitekentän yhteydessä olevasta lukon kuvasta. Tämä suojattu yhteys suojaa myös lomakkeissa olevien tietojen näkyvyyttä ulkopuolisille.

Käytämme sivustolla yhteydenottolomakkeita (”Ota yhteyttä” ja ”Joukkueeseen ilmoittautuminen”). Lomakkeen tieto lähetetään sähköpostilla seuran vastuuhenkilölle sähköpostiin. Tietoa ei tässä vaiheessa vielä säilötä tietokantaan.

Evästeet

WordPress-ohjelmiston asettamat evästeet

Jos jätät kommentin sivustolle, voit valita nimen, sähköpostiosoitteen ja url-osoitteen tallennuksen evästeeseen. Tämä toiminto lisää käyttömukavuutta, koska lomaketta ei tarvitse täyttää jokaisella kerralla uudelleen kommenttia lisätessä. Evästetieto poistetaan selaimesta vuoden kuluttua.

Mikäli sinulla on tili ja kirjaudut sivustolle asetamme väliaikaisen evästeen, joka päättelee tukeeko selaimesi evästeitä vai ei. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoa ja se poistetaan kun selainikkuna suljetaan.

Kun kirjaudut sisään asetamme useita evästeitä, jotka tallentavat kirjautumis- sekä näyttöasetuksesi. Kirjautumisevästeet poistetaan kahden vuorokauden kuluessa, näyttöasetuksiin liittyvät evästeet poistuvat vuoden päästä. Mikäli valitset “Muista minut” kirjautumisen yhteydessä, kirjautumistietojasi säilytetään kahden viikon ajan. Mikäli kirjaudut ulos, kirjautumiseen liittyvät evästeet poistetaan samassa yhteydessä.

Mikäli julkaiset artikkelin tai muokkaat olemassa olevaa tallennamme selaimeen evästeen, joka sisältää muokattavan artikkelin ID:n. Eväste vanhenee yhdessä vuorokaudessa.

Google Analytics

Käytämme sivustolla Google Analytics palvelua kehittääksemme sivuston toimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että seuraamme viikko tasolla esim. sivustolla kävijöiden määrää ja millä sivuilla he ovat vierailleet. Näin pyrimme ymmärtämään sisältömme toimivuutta ja parantamaan sivuston rakennetta.

Näihin toimintoihin liittyen Google Analytics saattaa käyttää seuraavia evästeitä*:

* Huom! Sivuston Google Analytics asetukset on määritelty niin, ettei käyttäjän yksilöllisiä IP-osoitteita tallenneta Googlen palveluihin. 

Wordfence

Wordfence on sivuston käyttämä WordPress-lisäosa, joka vastaa sivuston tietoturvasta. Näihin toimintoihin Wordfence-lisäosa saattaa tallentaa seuraavia evästeitä:

Miten estät evästeet

On syytä huomioida, että moni moderni verkkosivusto vaatii evästeiden käytön toimiakseen. Mikäli estät evästeiden käytön, saattaa moni sivusto lakata toimimasta. Voit kuitenkin lopettaa kaikkien evästeiden käytön selaimesi asetuksista.

Tämän lisäksi Google on kehittänyt Google Analytics Opt-Out selaimeen liitettävän lisäosan. Sen avulla voit estää Googlen Analytics-ohjelmistoa keräämästä sinusta tietoa millään verkkosivustolla. Lisäosan voi ladata osoitteesta https://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=fi .

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Analytiikka

Google Analytics

Sivustolla käytetään analytiikka ohjelmistoa Google Analytics. Voit estää ohjelmiston käytön lataamalla selaimeesi lisäosan: https://support.google.com/analytics/answer/181881?hl=fi . Voit lukea tarkemmin kyseisen analytiikka ohjelmiston käyttämistä evästeistä tämän selosteen ”Evästeet”-osiosta.

Anonymisoimme Google Analyticsin kautta kerätyt IP-osoitteet. https://support.google.com/analytics/answer/2763052?hl=fi

Analytiikka lyhyesti:

• Seuraamme sivuston kävijämääriä viikkottain sivu-kohtaisesti.
• Seuraamme sivuston käyttöpolkuja, eli mille sivulle vierailija tulee ja mitä sivustoja hän katsoo tämän jälkeen ennen kuin poistuu sivuilta. Näin koitamme ymmärtää onko sivustomme rakenne looginen ja ymmärrettävä.
• Seuraamme millä laitteilla ja näyttökoilla sivustoamme käytetään, jotta voimme optimoida sivustoa tarvittaessa paremmin mobiili kohdennetuksi.
• Seuraamme mistä lähteistä sivustolle tulee vierailuja, jotta ymmärrämme miten sivuston ulkoinen viestintä toimii.

Kenelle jaamme tietosi

Emme lähtökohtaisesti jaa tietojasi ulkopuolisille tai EU-alueen ulkopuolelle.

WordPress lisäosat

Turvallisuussyistä emme listaa sivulla käytössä olevia lisäosia tähän selosteeseen. Mikäli haluat tietää lisäosan tarkkuudella käytössä olevat tekniset ratkaisut, voit olla yhteydessä tämän selosteen yhteyshenkilöön. Tarkastuksemme mukaan mikään käytössä oleva lisäosa ei tarjoa tietoihin pääsyä ulkopuoliselle taholle (pois lukien alla erikseen mainitut ulkopuoliset tietojenkäsittelijät). Tämän lisäksi käytössämme on tietoturvaratkaisu, joka säännöllisesti skannaa käytössä olevia lisäosia tietoturva riskien havaitsemiseksi.

Verkkosivuston yhteydessä käytetyt ulkopuoliset tietojenkäsittelijät

Alla on listaus verkkosivujen yhteydessä käytetyistä tietojen käsittelijöistä, joiden kanssa on voimassa sopimusjärjestelyt tietojen käsittelystä.

EU-alueen ulkopuoliset käsittelijät kuuluvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield-ohjelmaan. ( https://www.privacyshield.gov/Individuals-in-Europe )

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Mikäli jätät kommentin, kommenttia ja sen metatietoa säilytetään toistaiseksi. Tämä tehdään siksi, että voimme tunnistaa ja hyväksyä seuraavat kommentit automaattisesti sen sijaan, että säilyttäisimme ne moderointijonossa.

Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.

Verkkosivun kautta lähetetyt lomakkeet säilytetään, kunnes niiden tiedot ovat tarpeettomia tai ne on siirretty erilliseen MyClub jäsenrekisteri-järjestelmään (https://www.myclub.fi/).

Mitä oikeuksia sinulla on omaan tietoosi

Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista verkkosivustolla olevista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Minne lähetämme tietosi

Vierailijoiden kommentteja saatetaan tarkistaa automatisoidun roskapostiestopalvelun kautta. Osa tiedoistamme saattaa päätyä edellä listattujen ulkopuolisten käsittelijöiden saataville. He ovat kuitenkin sitoutuneet samoihin tietojenkäsittelyyn liittyviin säädöksiin kuin mekin, ja täyttävät EU:n GDPR-asetuksen vaatimukset.

Lisätiedot

Alla vielä listattuna lyhyesti tapoja, miten suojelemme henkilötietojasi ja miten toimimme tietomurron tapahtuessa.

Kuinka suojelemme henkilötietojasi

• Ohjeistamme jäseniämme käyttämään vahvoja salasanoja.
• Ylläpito käyttäjämme käyttävät aina kaksoisvarmennetta kirjautuessa palveluihimme.
• Tarkastamme säännöllisesti verkkosivustolla käytettyjen palveluiden tietoturvan.
• Käyttämme vain luotettavia yhteistyökumppaneita.
• Käytössämme on tietoturvaratkaisuja kuten palomuureja ja tietoturvaskannaus-ohjelmistoja.
• Pyrimme aina tuhoamaan ja hävittämään henkilötiedot, kun niiden käytölle ei ole enää perustetta.

Miten toimimme tietomurron tapahtuessa

• Selvitämme tietomurron laajuuden ja syyn resurssiemme puitteissa.
• Tiedotamme tietomurron kohteeksi joutuneille tapahtuneesta.
• Tarvittaessa tiedotamme asiasta tietosuojaviranomaista, mikäli laki niin vaatii tai se nähdään muuten perustelluksi.
• Teemme vaadittavat toimenpiteet viranomaisohjeistuksien mukaisesti.

Sykki ry jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  [2.4.2018]

1 Rekisterinpitäjä

Sykki ry

0291305-7

Isonnevantie 8, 00320 Helsinki

www.sykki.fi

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Tiina Sandberg, tiina@sykki.fi, 0400 609770

3 Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Sykki ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Sykki ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Sykki ry:n  oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Sykki ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisterin tietosisältö: Jäsenen nimi, syntymäaika, yhteystiedot, joukkue

Rekisteröityjen ryhmät: Urheiluseuran/joukkueen jäsen, yhteistyökumppanin yhteyshenkilö, toimihenkilö, leirin osallistuja, seurasta eronneet.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Alaikäisen jäsenen osalta
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Sykki ry:lle.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8 Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

[Kerrotaan kuinka kauan ko. rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään tai jos tämä ei ole mahdollista kerrotaan säilytysajan määräytymisperusteet.]

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään työsuhteen ajan.
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä.
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.